На этапе подготовки налоговой, бухгалтерской или управленческой отчетности бухгалтер сталкивается с важной задачей: необходимо проверить 1С на предмет полноты и достоверности сведений, содержащихся в базе данных.

Недостоверность данных на этом этапе влечет за собой финансовые санкции со стороны налоговых органов, риски судебных разбирательств с контрагентами, а также принятие ошибочных управленческих решений, базирующихся на искаженных показателях.

В 1С:Бухгалтерия встроены специализированные инструменты инспектирования данных, которые позволяют главному бухгалтеру за короткое время выявить потенциальные проблемы и предотвратить их отражение в отчетности.

Вот пошаговый план действий, который поможет вам навести порядок в базе.

Шаг 1. Настройка базы – фундамент порядка

Прежде чем исправлять ошибки, убедитесь, что основа учета верна. Проверьте актуальность следующих настроек:

• Учетная политика (раздел Главное – Настройки – Учетная политика): правильно ли выбран способ оценки МПЗ, метод списания затрат, применяется ли ПБУ 18/02.

• Настройка налогов и отчетности (раздел Главное – Настройки – Налоги и отчеты): верно ли указана система налогообложения, является ли организация плательщиком НДС, проверьте тариф страховых взносов и ставку взноса от несчастных случаев, проконтролируйте номенклатурные группы и перечень прямых расходов по налогу на прибыль.

• Параметры учета (раздел Администрирование – Настройки программы – Параметры учета): проверьте основные параметры, такие как ставки налогов, рабочий план счетов и т.д.

• Функциональность программы (раздел Главное – Настройки - Функциональность): убедитесь, что включены все необходимые для вашей деятельности функциональные блоки (например, Производство, Розничная торговля, Комиссионная торговля).

Неправильные настройки – частая причина многих ошибок при расчете себестоимости и налогов.

Шаг 2. Выявление и исправление ошибок

Программа предоставляет различные инструменты для поиска проблем и ошибок.

Экспресс-проверка ведения учета. Это наиболее простой и быстрый инструмент. Находится в разделе Отчеты – Анализ учета – Экспресс-проверка.

Экспресс-проверка анализирует наиболее частые проблемы: расхождения между счетами учета, отсутствие аналитики по счетам, где она обязательна, наличие документов с незаполненными реквизитами, ошибки при расчете налогов. Итоги проверки выводятся в виде таблицы с указанием предмета контроля, результатом проверки, возможными причинами ошибки, а также рекомендациями по их устранению:

ВАЖНО! Не все ошибки, найденные проверкой, требуют исправления. Перед вмешательством необходимо проанализировать суть замечания – возможно, оно носит справочный характер и не влияет на отчетность.

Контроль учетных данных. Используйте стандартные отчеты для визуального контроля. Самый популярный – Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) (раздел Отчеты - Стандартные отчеты).

• Проверка счетов: Счета 25 и 26 должны закрываться в ноль. Счет 20 может иметь остаток только в сумме незавершенного производства. Счета 90 и 91 не должны иметь сальдо на конец месяца.

• Анализ расчетов: Особое внимание уделите счетам расчетов с контрагентами 60 (Расчеты с поставщиками), 62 (Расчеты с покупателями) и 76 (Расчеты с разными дебиторами и кредиторами). Оборотно-сальдовые ведомости по указанным счетам нужно формировать с максимальной аналитикой.

Не должно быть «красных» (отрицательных) сальдо, которые возникают из-за того, что авансы и поставки отражены по разным договорам или субсчетам, либо из-за отсутствия аналитики в документах учета.

Выявленные ошибки необходимо оперативно исправить. Способ исправления в БУ зависит от существенности ошибки.

Для исправления ошибок во взаиморасчетах с контрагентами используется документ Корректировка долга (Покупки/Продажи – Расчеты с контрагентами – Корректировка долга) или Операция, введенная вручную (Операции – Бухгалтерский учет – Операции, введенные вручную).

Для корректировки сальдо на едином налоговом счете используется специальный документ Операции ЕНС (Операции – Единый налоговый счет – Операции ЕНС).

Дополнительно проверьте ключевые участки по Анализу субконто: Отчеты – Стандартные отчеты – Анализ субконто:

• Контрагенты, Договоры

• Статьи затрат

• Статьи ДДС

Шаг 3. Правильное закрытие месяца

Это финальный и обязательный этап для подведения итогов. Для идеального закрытия месяца бухгалтеру нужно выполнить следующие операции:

1. Убедиться, что заработная плата и налоги с ФОТ начислены: Зарплата и кадры – Зарплата – Все начисления.

2. Проконтролировать отражение всех ручных операций (проценты по займам, пени по договорам и т.п.): Операции – Бухгалтерский учет – Операции, введенные вручную.

3. Удалить помеченные объекты: Операции – Сервис – Удаление помеченных объектов.

4. Проверить справочник Контрагенты: распределение по корректным папкам, вид контрагента, нет ли объектов, подсвеченных красным и серым цветом: Справочники – Покупки и продажи – Контрагенты.

5. Выявить и удалить дубли – Номенклатура, Контрагенты, Договоры: Администрирование – Настройки программы – Обслуживание – Корректировка данных – Поиск и удаление дублей.

ВАЖНО! Перед выполнением данной операции рекомендуется сделать копию базы.

6. Проконтролировать отсутствие отрицательных остатков:

Администрирование – Настройки программы – Проведение документов:

·       Склад – Отчеты – Контроль отрицательных остатков.

7. Выполнить все операции по закрытию месяца: Операции – Закрытие периода – Закрытие месяца.

8. Проверить расчеты по налогам:

- для НДС – Отчеты – Анализ учета – Анализ учета по НДС

- для налога на прибыль – Отчеты – Анализ учета – Анализ учета по налогу на прибыль

Обязательно сверить и проверить все плашки отчетов (даже серые и пустые).

9. Закрыть период для редактирования для всех сотрудников, в том числе выполняющего закрытие месяца: Администрирование — Настройки пользователей и прав – Даты запрета изменения.

10. Сохранить ОСВ (БУ, НУ, ПР, ВР, Контроль) в электронный архив (файл Excel): Отчеты – Стандартные отчеты – Оборотно-сальдовая ведомость.

Таким образом, наведение порядка в 1С:Бухгалтерия – это комплексный процесс, который включает в себя регулярную проверку, исправление ошибок и правильное закрытие отчетных периодов. Следуя этому алгоритму, вы не пропустите ни одной критической точки. Регулярные проверки (а не только в конце квартала) превратят наведение порядка из аврала в рутину. А достоверные данные в 1С – это спокойный сон бухгалтера и отчетность без штрафов.