Всё больше компаний отказываются от бумаги, переходя на цифровой обмен юридически значимыми документами. Среди таких документов – счета-фактуры. Согласно п.1 ст.169 НК РФ, счет-фактура может быть составлен и выставлен в электронной форме, которая имеет ряд преимуществ. Подробнее в этой статье.

Электронные счета-фактуры (ЭСФ) – это цифровые аналоги бумажных счетов-фактур, имеющие ту же юридическую значимость. Направляются и принимаются через зарегистрированных операторов электронного документооборота.

Преимущества электронных счетов-фактур

Упрощение обмена информацией между компаниями и контрагентами. Снижается количество промежуточных действий и исключается дублирование данных.

Скорость обмена информацией. В то время как бумажные документы могут идти несколько дней, электронные счета-фактуры поступают мгновенно, независимо от географического расположения сторон.

Продуктивность бизнеса. Сотрудники тратят меньше времени на обработку и поиск документов.

Снижение финансовых издержек. Переход на электронный формат позволяет предприятиям существенно сократить расходы на:

• бумагу и канцелярские принадлежности

• печать документов

• почтовые и курьерские услуги

• организацию хранения бумажных архивов

Надежность. Документы точно не потеряются во время передачи, т.к. все данные сохраняются у отправителя и получателя в электронном виде.

Отсутствие бумажных архивов. Как говорилось выше, отказ от бумажных документов экономит ресурсы компании, а также способствует сокращению использования природных ресурсов и снижению экологической нагрузки, что может быть важно для современного бизнеса.

Контроль и снижение риска ошибок. Автоматическая обработка ЭСФ уменьшает вероятность неточностей в реквизитах.

На сайте ФНС отмечено, что электронный счет-фактура должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах покупок и продаж, и хранится в электронном виде в течение 4 лет. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС.

Что такое ЭДО и как перейти

Электронный документооборот (ЭДО) – это система обмена юридически значимыми документами в электронном виде между организациями, индивидуальными предпринимателями и государственными органами.

Как перейти на ЭДО и использовать ЭСФ

Переход на ЭДО возможен для любой компании или ИП. Для этого необходимо:

1. Получить усиленную квалифицированную электронную подпись (ЭП) в удостоверяющем центре – она подтверждает подлинность и юридическую значимость ЭСФ и других документов.

2. Подключить программное обеспечение для работы с электронными документами. Настроить систему документооборота в компании (обучить сотрудников, интегрировать ЭДО с бухгалтерскими программами) 

3. Уведомить контрагентов о переходе на ЭДО, для обмена электронными документами они также должны быть подключены. После подключения отправить приглашение к обмену контрагентам и дождаться подтверждения от них.

1С-ЭДО

Для компаний, которые используют продукты 1С, переход на электронный документооборот максимально упрощен благодаря сервису 1С-ЭДО. Он обеспечивает обмен юридически значимыми электронными счетами-фактурами, УПД и другими электронными документами прямо из программ 1С. 

Работает в популярных решениях 1С, таких как:

• 1С:Управление нашей фирмой

• 1С:Розница

• 1С:Бухгалтерия

• 1С:Управление холдингом

• 1С:Управление торговлей

• 1С:Комплексная автоматизация

• 1С:ERP Управление предприятием

• 1С:Гаражи

• 1С:Касса

• 1С:Садовод

• 1С:Документооборот КОРП

• 1С:Документооборот государственного учреждения. 

1С-ЭДО можно встроить в любые другие приложения на платформе «1С:Предприятие 8».

 Возможности:

• Входящие документы в неограниченных количествах
• Для нескольких предприятий в вашей базе 1С можно купить один тариф
• Неизрасходованный лимит из тарифа можно перенести на следующий год
• Организация электронного обмена с контрагентами: помощник регистрации в качестве участника ЭД; автоматический роуминг с операторами, поддерживающими технологию 1С-ЭДО и другое
• Операции с электронными документами: создание ЭД из документа реализации информационной базы 1С; отправка и получение ЭД, проверка ответной подписи и другое.

 Для работы необходим доступ в Интернет, действующий договор сопровождения 1С:ИТС или пакет сервисов СтартЭДО и электронная подпись.

 Сервис можно подключить самостоятельно с помощью пошаговой инструкции или получить консультацию по тарифам от наших специалистов.