В процессе финансово-хозяйственной деятельности и в условиях нестабильной экономической ситуации у организации может возникнуть необходимость планирования и контроля наличия запасов. В программе "1С: Управления нашей фирмой" доступна возможность автоматического расчета потребности в запасах и формирования на основании этого заказов. Разберем подробнее в данной статье.

Расчет потребности в запасах: что это и для чего нужно

Запас – это активы, которые компания потребляет или использует в течение 12 месяцев или в рамках обычного операционного цикла (ФСБУ 5/2019).

Из-за своей экономической природы – большого количества, постоянного расхода и маленькой стоимости, в организации необходимо построение системы контроля за их приобретением и списанием. Именно для этого необходим постоянный расчет потребности в данных активах, что позволит эффективно ими управлять. "1С:Управление нашей фирмой 3.0" позволяет автоматизировать данный процесс и настроить его под свои собственные нужды.

Настройка возможности расчета потребностей

Сначала для настройки возможности расчета потребностей необходимо включить данную функциональность. Для этого нужной перейти в раздел "Настройки", подраздел "Настройки" - "Еще больше возможностей". Здесь необходимо перейти в раздел "Закупки" - "Планирование" и проставить отметку "Расчет потребностей".

После этого в разделах "Закупки", "Склад" и "Производство" появится раздел "Планирование со ссылкой" "Расчет потребностей".

Также в карточке номенклатуры появляется раздел "Управление запасов".

Здесь можно настроить минимальный и максимальный уровень запаса.

Настройка механизма расчета потребности

Форма "Расчет потребностей" (раздел "Закупки", "Склад" или "Производство" - подраздел "Планирование") содержит настройки и фильтры расчета, а также три стадии:

• Рекомендации. Программа рассчитывает дефицит по номенклатурным позициям, величину просроченной потребности и прогноз потребности по датам / заказам покупателей;

• Планирование. При переключении в режим планирования остаются только строки, запланированные к пополнению; для них пользователь уточняет способ пополнения, поставщика или / и изготовителя;

• Заказы. Перечень сформированных по итогу заказов.

На стадии расчета Рекомендаций необходимо установить нужные настройки:

• периодичность планировании: от дня до года;

• количество периодов планирования: будут заполняться данные отдельно по дням, неделям и так далее;

• начало планирования: день, с которого будет производиться расчет потребности;

• способ расчета:

• по заказам (отгрузки исходя из потребностей и заказов);

• по продажам (исходя из средних продаж за предыдущие периоды) с указанием периода расчета и метода управления запасами (Min-Max или расчет по статистике);

• по продажам (расширенный) в справочнике "Методы прогноза продаж" создается и заполняется определенный метод, исходя из которого и будет происходить расчет потребности.

Способ группировки

По номенклатуре и дням, период планирования будет заполняться в строке с запасами только в случае просрочки по плану.

По дням и номенклатуре: по просроченным потребностям и пополнению запасов, а только потом по номенклатуре.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

На вкладке "Фильтры" обязательно необходимо указать организацию, вид пополнения (Закупка, Производство или оба), а также отборы по источнику, номенклатуре, категории и заказу и так далее. Отметка "Только дефицит" позволит не выводить в расчет номенклатуру, по которой дефицита нет.

Далее по кнопке "Рассчитать потребность" программа заполняет табличную часть в зависимости от выбранного способа расчета, а также варианта управления запасам, исходя из уровня запаса или наличия заказов покупателя и производства.

Расчет потребности, исходя из минимального и максимального уровня запаса

Для указания минимально и максимально необходимого уровня запаса необходимо провести несколько операций.

Указать этот уровень в карточке номенклатуры (раздел "Склад" – подраздел "Товары и услуги" - "Номенклатура") в разделе "Управление запасами" по кнопке "Создать".

Здесь указывается организация, для которой производится расчет, номенклатура, при необходимости ее характеристика и сам уровень запасов.

Заполнить способ пополнения, поставщика, производителя или изготовителя запаса на вкладке "Основное" в карточке запаса в разделе "Закупка и производство".

В поле "Способ пополнения" указывается "Закупка" или "Производство" и в зависимости от этого заполняется поставщик и производитель, либо изготовитель.

В форме "Расчет потребности" по нажатию кнопки "Рассчитать потребность" происходит расчет исходя из фактического уровня запаса в организации и установленного максимального уровня:

Далее в строках (или столбцах) заполняется минимальный, максимальный запас, а также необходимое количество закупки или производства исходя из максимального уровня и ее остатков.

Например, если по номенклатуре нет доступного начального остатка, то программа сформирует количество пополнения по максимальному уровню запаса. Если же остаток есть, то она его учет и заполнит необходимость поступления до конечного остатка, равного максимальному уровню.

Для заказа этих запасов необходимо проставить отметку напротив нужных позиций номенклатуры или нажать кнопку "Заполнить по дефициту", чтобы выделить все.

Перейти на стадию "Планирование" появится информация по закупке или производству: указанный в карточке номенклатуры поставщик, изготовитель, способ пополнения. Здесь с помощью проставления отметок напротив нужных строк можно распределить нужное количество между способами пополнения, а также указать нового поставщика.

Например, проставляя отметку напротив поставщика из карточки номенклатуры в это же колонке можно отредактировать количество. Если необходимо пополнение и от поставщика, и производством, то можно проставить отметки напротив поставщика и изготовителя, указав нужное количество. То же самое касается и распределения количества между поставщиками.

Помимо этого, исходя из предыдущих документов, будет проставляться вид цен, цена и сумма.

По кнопке "Сформировать заказы" откроется следующая стадия расчета - "Заказы". Здесь в зависимости от настроек на этапе планирования автоматически сформируются заказы:

Вверху списка по соответствующим кнопкам данные заказы можно открыть, провести, отменить их проведение или пометить на удаление. Можно внести нужные корректировки при открытии.

Расчет потребности, исходя из заказа покупателя или заказа на производство

Если необходимо рассчитать потребность исходя из заказов, то после их создания расчет будет производиться иначе.

В форме "Расчет потребностей в запасах" на вкладке "Рекомендации" программа заполняет строку "Потребность", которая будет равняться количеству запаса в заказах. Исходя из уровня запаса (при наличии) и его начального остатка, программа рассчитает необходимое для пополнения количество номенклатуры:

Программа будет анализировать начальный остаток по запасу, потребность (исходя из заказов) и выведет количество, которое удовлетворит потребность. В конечном итоге у организации останется максимальный уровень запаса.

После этого также проставляется отметка напротив необходимых для пополнения запасов. На стадии "Планирование" также можно распределить количество запаса по способам пополнения и поставщикам.

По кнопке "Сформировать заказы" на стадии "Заказы" будут созданы новые заказы, исходя из настроек на этапе планирования. Их также при необходимости можно будет открыть, отредактировать, провести, отменить проведение или пометить на удаление.

Таким образом, УНФ с помощью обработки "Расчет потребностей в запасах" позволяет:

• устанавливать минимальный и максимальный уровень запаса для контроля и планирования остатков на складах, что позволяет не только автоматизировать планирование потребности, но и оптимизировать остатки на складах;

• с помощью заказов рассчитывать реальную потребность в запасах на конкретный период с учетом установленных уровней на складе или без их учета;

• автоматически формировать и заполнять документы, что уменьшает количество ручного труда.