Внедрение 1С:Документооборот во ФГУП "Главное военно-строительное управление №4"

О проекте

В 2011 году был приобретен ПП "1С: Документооборот 8 КОРП", однако внедрение не было выполнено. Более того, на предприятии до июля 2019 вообще не использовалась система электронного документооборота. С июля 2019 было организовано ведение регистрационных и учетных журналов в электронном виде в формате Microsoft Excel. А в сентябре 2019 года внедрена система электронного документооборота не на платформе "1С: Предприятие 8". Однако необходимого эффекта новая система не давала, и было принято решение внедрить программный продукт "1С: Документооборот 8 КОРП", у которого было несколько ключевых и решающих преимуществ: совместимость с другими программами 1С, широкая распространенность специалистов на рынке, возможность модифицировать функционал программы под конкретные требования предприятия, регулярные обновления и постоянная поддержка.

Цели проекта:

  • Повышение прозрачности процессов закупочной деятельности и согласования внутренней документации. 

  • Снижение временных затрат на работу с документами: пока сотрудник перемещается между службами для согласования различных документов, затрачивается очень много времени. 

  • Снижение количества бумажных документов.

  • Унификация работы с документами на предприятии: согласование документов по утвержденным цепочкам, назначение ответственных за работу с документами в каждом структурном подразделении.

  • Контроль исполнительской дисциплины. Все поручения от Генерального директора заместителей и советников Генерального директора, выдаваемые на ежедневных оперативных совещаниях, контролируются в разрезе сроков и предметов поручений. 

  • Снижения "потерь" документов. Цифровизация бизнес-процессов взаимодействия отделов и филиалов. 

О заказчике

ФГУП "Главное военно-строительное управление №4" относится к комплексу предприятий Департамента строительства Министерства обороны Российской Федерации.

Приоритетными направлениями деятельности предприятия являются строительство объектов специального и производственного назначения, обеспечивающих оборону и безопасность государства, обустройство войск, жилищное строительство, строительство социальной инфраструктуры для Вооруженных сил Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, общественных объединений и организаций.

В состав предприятия входят 17 филиалов и обособленных подразделений. Объекты строительства расположены практически на всей территории Российской Федерации – от Калининграда до Камчатки, от Новой земли до Дагестана. Удаленность расположения подразделений предприятия способствовала их объединению в единую сети в виде системы электронного документооборота. 

Автоматизированные функции

  • разработка новых автоподстановок для удобной маршрутизации
  • разработка условий маршрутизации
  • разработка правил автозаполнения файлов
  • доработка вывода регистрационных штампов
  • доработка справочника "Внутренние документы", "Исходящие документы", "Входящие документы"
  • разработка дополнительных отчетов

Проект на других ресурсах


Показатели проекта

Период выполнения работ Февраль 2020 - Апрель 2021
Внедренные продукты 1С:Документооборот 8 КОРП
Размер предприятия 3000
Количество АРМ 2325
Отрасль Строительство

Результаты проекта

Результаты проекта:

  • Обработка входящих документов с использованием потокового сканирования, используя штрих-коды документов, увеличила скорость регистрации документа, что соответственно повлияло на объем обрабатываемых документов;
  • Подготовка и обработка исходящих документов – документы проходят цикл согласования, утверждения и регистрации намного быстрее, чем те же процессы, которые проходят на бумажном носителе;
  • Подготовка и обработка внутренних документов (приказов, распоряжений, служебных записок) – уменьшился поток документов (служебных записок) на бумажном носителе, все процессы (рассмотрение, исполнение) отображаются в системе электронного документооборота, облегчился поиск документов. Возможность ознакомить с распорядительными документами практически всех работников Предприятия.
  • Визуализация штампа простой электронной подписи согласованных и подписанных документов;
  • Контроль исполнения документов и поручений (на базе механизма Мероприятий) – процесс позволяет контролировать практически весь документооборот Предприятия, возможность выявить неэффективных работников;
  • Подготовка, согласование и утверждение заявки на закупку материалов (оборудования) – процесс позволяет намного быстрее согласовать заявку и подготовить договор;
  • Подготовка, согласование и утверждение технических заданий;
  • Подготовка, согласование и утверждение проекта договора/дополнительного соглашения к договору;
  • Учет Государственных контрактов (на базе механизма Проектов) – возможность видеть документацию, выбирая конкретный Государственный Контракт. А также всю переписку в рамках отдельного Государственного контракта.
  • Доработка интерфейса и функционала программного продукта для повышения комфортности работы в системе:
  • Визы согласования и регистрационные номера для мероприятий;
  • Проверка орфографии текста;
  • Работа с файлами и папками файлов во внутренних документах;
  • Модификация формы и функционала формы "Задачи мне".

Экономический эффект от внедрения (%):

  • сокращение трудозатрат в подразделениях: 25 %
  • ускорение получения управленческой отчетности: 15 %
  • ускорение получения регламентированной отчетности: 5 %
  • ускорение обработки заказов: 20 %
  • сокращение операционных и административных расходов: 7 %
  • снижение производственного брака: 5 %
  • сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 25 %
  • увеличение объема выпускаемой продукции / оказываемых услуг: 5 %

Другие проекты

Внедрение "1С:Зарплата и кадры государственного уч...
Внедрение 1С:Документооборот в строительном холдин...
Внедрение 1С:Документооборота на Абинском Электром...
Внедрение 1С:Документооборот КОРП в ООО "МПК "Пиво...
Внедрение "1С:Медицина. Больничная аптека" в ГБУЗ ...
Внедрение 1С:Документооборот в АО фирма "Агрокомпл...
Внедрение 1С:Документооборот КОРП в ООО "Аэропорт ...
Внедрение 1С:Документооборот в ООО "Чеченские мине...
Внедрение 1С:Документооборот КОРП в ООО "ФЭС-Агро"
Автоматизация документооборота в "Кореновском моло...
Ваш регион определился как:Ставрополь