Внедрение 1С:Документооборот в строительном холдинге "Монолит"

О проекте

Компания "Портал Юг" успешно завершила проект внедрения "1С:Документооборот 8 КОРП" в строительном холдинге "Монолит". Автоматизация охватила более 300 сотрудников предприятия. В результате создана эффективная система электронного документооборота, позволившая унифицировать и ускорить обработку входящей корреспонденции, договорной и распорядительной документации. Просрочка задач сократилась на 80%. На поиски документов тратится в 3 раза меньше времени. Согласование договоров сократилось с 2 недель до 3 дней.

Ранее задачи в компании обрабатывались через почту. Отсутствовал регламент обработки задач, включая контроль сроков исполнения. Как следствие, многие задачи обрабатывались с просрочкой. Учет и хранение внутренних документов велись разрозненно (в файловых хранилищах, на корпоративном портале, на компьютерах сотрудников). В результате было много дублей документов, хранились не актуальные версии, имелись проблемы с оперативным доступом к нужным документам.

В рамках проекта специалистами "Портал-Юг" были выполненные следующие консалтинговые и внедренческие работы:

  • Проведена диагностика бизнес-процессов предприятия и предложена модель оптимизации системы документооборота с помощью функциональных возможностей программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП".
  • Выполнено планирование этапов работ, составлен детальный календарный план работ. Учет и контроль исполнения проектных задач на всем протяжении проекта внедрения велся непосредственно в программе "1С:Документооборот 8 КОРП" в подсистеме "Проекты", что позволило эффективно управлять процессом внедрения.
  • Произведен реинжиниринг бизнес-процессов в рамках делопроизводственного учета. На предприятии с целью поддержки и обеспечения развития системы электронного документооборота было создано новое структурное подразделение – Отдел делопроизводства, выполняющий функции централизованного учета и регистрации документов, а также методической поддержки пользователей системы.
  • Осуществлена настройка параметров учета и нормативно-справочной информации программы в рамках внедряемых учетных блоков, разработаны инструкции по работе в программе, а также проведен комплекс мероприятий по групповому и индивидуальному обучению пользователей.



О заказчике

Группа компаний "Монолит" – крупный инвестиционно-строительный холдинг, в структуру которого входит комплекс предприятий, обеспечивающих полный цикл услуг по проектированию, производству, продажам и маркетингу, управлению жилой и коммерческой недвижимостью и транспорту. В активе холдинга 13 лет опыта в реализации масштабных проектов по строительству жилой недвижимости, объектов рекреационного, коммерческого и социального назначения в Республике Крым.

Автоматизированные функции

  • Делопроизводство
  • Учет и хранение документов
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет договоров
  • Работа с обращениями граждан



Отзыв от представителя заказчика

Начальник Департамента информационных технологий Смагин Игорь Витальевич отмечает: "Система электронного документооборота на базе решения "1С:Документооборот" позволила повысить исполнительскую дисциплину сотрудников. Руководство получило инструмент контроля за оперативной деятельностью компании. Благодаря программе, договоры теперь согласовываются не недели, а считанные дни".


Проект на других ресурсах


Показатели проекта

Период выполнения работ Март 2019 - Август 2019
Внедренные продукты 1С:Документооборот 8 КОРП
Размер предприятия 600
Количество АРМ 300
Отрасль Строительство и ремонт

Результаты проекта

  • Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников за счет формализации и контроля задач. Руководство предприятия теперь может постоянно осуществлять контроль над исполнительской дисциплиной. Исполнители задач могут лучше и быстрее выполнять свои должностные обязанности, имея перед глазами список задач с конкретными сроками исполнения и формализованным описанием. Соблюдение сроков исполнения задач завязано на систему мотивации сотрудников. Просрочка задач сократилась на 80%.
  • Организовано единое хранилище входящей и исходящей корреспонденции, договорной, организационно-распорядительной и нормативно-методической документации. Это позволило обеспечить сотрудникам быстрый доступ к документам. Теперь на поиски документов тратится в 3 раза меньше времени. Также полностью решена проблема потери документов.
  • Ускорился процесс согласования договоров с 2 недель до 3 дней. Возможность электронного согласования позволила полностью решить проблему долгого согласования. Теперь инициатору договора нет необходимости физически передавать договор от одного согласующего лица к другому. Также инициатор может оперативно отслеживать состояние документа, а при возникновении замечаний у согласующих лиц, быстро внести изменения.
  • Создано новое структурное подразделение – отдел делопроизводства, на который возложены функции централизованного учета и регистрации документов, а также методической поддержки пользователей системы. В результате взаимодействие подразделений улучшилось, а обработка распорядительной и нормативно-справочной документации, а также входящей и исходящей корреспонденции ускорилась в 2 раза. Например, если раньше входящее письмо доходило адресату на исполнение в течение 3-4 дней, то теперь – максимум в течении 2 дней.



Другие проекты

Внедрение 1С:Документооборот в строительном холдин...
Внедрение 1С:Документооборота на Абинском Электром...
Внедрение 1С:Документооборот КОРП в ООО "МПК "Пиво...
Внедрение 1С:Документооборот в АО фирма "Агрокомпл...
Внедрение 1С:Документооборот КОРП в ООО "Аэропорт ...
Внедрение 1С:Документооборот в ООО "Чеченские мине...
Внедрение 1С:Документооборот КОРП в ООО "ФЭС-Агро"
Автоматизация документооборота в "Кореновском моло...
Внедрение электронного архива и согласования докум...
Внедрение 1С:Документооборот во Всероссийском детс...
Ваш регион определился как:Симферополь